RODO A KORONAWIRUS

Trwająca pandemia COVID-19 i kolejne regulacje mające na celu łagodzenie skutków tak samej pandemii, jak i kryzysu gospodarczego, są poważnym wyzwaniem dla polskich przedsiębiorców. W zaistniałej sytuacji niezbędne jest znalezienie równowagi pomiędzy koniecznością ograniczenia liczby przypadków koronawirusa a ochroną danych osobowych klientów, kontrahentów oraz pracowników.

1. Praca zdalna a RODO

Praca zdalna (telepraca) jest specyficzną formą organizacji pracy polegającą na świadczeniu pracy przez pracownika na rzecz pracodawcy poza jednostką organizacyjną (zakładem pracy). Świadczenie pracy odbywa się w takim przypadku za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Na podstawie art. 3 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, pracodawcy są obecnie uprawnieni od polecenia pracownikom wykonywania pracy zdalnej. Polecenie wykonywania pracy zdalnej powoduje, że tak na pracodawcy, jak i na pracowniku spoczywają dodatkowe obowiązki.

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) w wydanych zaleceniach wskazał na konieczność zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych podczas świadczenia pracy w formie zdalnej. Dotyczy to wszelkich form wykorzystywanych w telepracy, takich jak korzystanie z urządzeń mobilnych, poczty elektronicznej, danych w chmurze itp. Należy zwracać uwagę na to, by wszelkie wykorzystywane urządzenia i programy były na bieżąco aktualizowane. Sprzęt wykorzystywany do pracy zdalnej powinien posiadać oprogramowanie zapewniające bezpieczeństwo danych (program antywirusowy, firewall itp.), jak również szyfrować dane i blokować sprzęt po każdorazowym odejściu od stanowiska pracy. Korzystanie z Internetu powinno odbywać się wyłącznie za pomocą bezpiecznych i zaufanych sieci, natomiast wszelka korespondencja powinna się odbywać wyłącznie za pomocą poczty służbowej, zabezpieczonej regularnie zmienianymi hasłami.

2. Działania zapobiegawcze podejmowane przez pracodawców

W obecnej sytuacji stanu epidemii koronawirusa, pracodawcy posiadają możliwości przetwarzania wybranych danych osobowych celem zapobiegania epidemii COVID-19 i zwalczania jej skutków. Co szczególnie istotne, to uprawnienie w wielu przypadkach nie wymaga uzyskania uprzedniej zgody na przetwarzanie danych osobowych zainteresowanego. Przewodnicząca Europejskiej Rady Ochrony Danych (EROD) wskazała wprost, że „Przepisy w zakresie ochrony danych (takie jak RODO) nie utrudniają działań podejmowanych w walce z pandemią koronawirusa”. Uzasadnieniem dla przetwarzania danych osobowych przez pracodawcę jest interes publiczny dotyczący zdrowia publicznego, tj. zwalczania epidemii, a także w celu ochrony zdrowia klientów, kontrahentów oraz samych pracowników.

Pracodawca jest uprawniony do podejmowania działań takich jak:

1. żądanie informacji o zakażeniu lub poddaniu kwarantannie – w celu zapobiegania rozprzestrzenianiu się epidemii;

2. żądanie informacji o miejscu pobytu pracownika – celem zapewnienia pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy niezbędne jest ustalenie ktoś spośród pracowników nie przebywał w miejscu szczególnej intensywności zakażeń COVID-19;

3. badanie temperatury ciała – może odbywać się także bez pozyskiwania danych osobowych, jeśli będą mu poddawane anonimowo wszystkie osoby wchodzące np. do budynku;

4. informowanie pracowników o wystąpieniu zakażenia COVID-19 u jednego z pracowników – przekazanie takiej informacji pozostałym pracownikom jest uzasadnione dla zapewnienia pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

3. Czy można zbadać pracowników na obecność COVID-19?

Niewątpliwie poddanie pracowników badaniom na obecność COVID-19 stanowi bardzo istotną ingerencję w sferę pracowniczej prywatności. Dopuszczalność przeprowadzenia badań na koronawirusa wymaga spełnienia przesłanek legalności z art. 9 RODO. Istotne jest przy tym, że gros spośród danych osobowych przetwarzanych jest nie przez pracodawcę, lecz przez podmiot udzielający świadczeń medycznych, na którym to spoczywa obowiązek legalizacji działań takich jak pobranie próbek do badań, ich opracowanie oraz przekazanie wyników.

Wydaje się, że pracodawca może polecić pracownikom poddanie się testom na koronawirusa jeśli zastrzegł sobie prawo do poddawania pracowników badaniom medycznym w ramach zawartych umów o pracę. W przypadkach, gdy po stronie pracownika występują okoliczności uprawdopodobniające zwiększone ryzyko infekcji (np. objawy zakażenia, powrót z miejsca o podwyższonej ilości infekcji itp.) pracownik nie może w sposób zasadny odmówić poddania się testowi na koronawirusa. Do przetwarzania danych osobowych związanych z informacjami dotyczącymi koronawirusa (np. wynikami testów na COVID-19) zastosowanie znajduje przesłanka z art. art. 9 ust. 2 lit. h) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do celów profilaktyki zdrowotnej lub medycyny pracy, do oceny zdolności pracownika do pracy, diagnozy medycznej, zapewnienia opieki zdrowotnej.

Kancelaria Prawna AVENTUM stale świadczy pomoc prawną zarówno na rzecz pracodawców, jak i pracowników. Przygotowujemy regulaminy pracy, umowy o pracę oraz pomagamy we wprowadzeniu pracy zdalnej. Pomagamy właścicielom firm w dostosowaniu ich działalności do wymogów RODO, w tym także związanymi z epidemią COVID-19.

Pomagamy osobom fizycznym i osobom prawnym zminimalizować ryzyko obecne przy przetwarzaniu danych osobowych.

W ramach świadczonych usług proponujemy pomoc prawną w szczególności m.in. w zakresie:

1. sporządzania projektów regulaminów pracy oraz umów o pracę;

2. sporządzanie dokumentacji RODO (polityka ochrony danych osobowych, procedury, regulaminy itp.);

3. wprowadzania pracy zdalnej w zakładach pracy.

Pozostajemy do Państwa dyspozycji!

tel. 792 861 101 – Adam Malik, radca prawny

tel. 609 712 735 – Jakub Pokoj, radca prawny